Excel ตัดเกรดด้วยฟังก์ชัน VLOOKUP

Details

Published on Wednesday, 23 January 2019 22:24

Hits: 19192

การตัดเกรดด้วยฟังก์ชัน If ซ้อน If ใน Excel นั้น เป็นวิธีที่นิยมกันมากแต่ถ้ามีการตัดเกรดหลายระดับก็จะทำให้สูตรนั้นมีความซับซ้อน ยากแก่การทำความเข้าใจในภายหลังหากต้องการแก้ไข ดังตัวอย่าง เป็นการตัดเกรดแค่ 5 ระดับ =IF(ROUND(C4,0)>=80,"4",IF(ROUND(C4,0)>=70,"3",IF(ROUND(C4,0)>=60,"2",IF(ROUND(C4,0)>=50,"1","0"))))

การตัดเกรดด้วยฟังก์ชัน If ซ้อน If ใน Excel นั้น เป็นวิธีที่นิยมกันมากแต่ถ้ามีการตัดเกรดหลายระดับก็จะทำให้สูตรนั้นมีความซับซ้อน ยากแก่การทำความเข้าใจในภายหลังหากต้องการแก้ไข ดังตัวอย่าง เป็นการตัดเกรดแค่ 5 ระดับ =IF(ROUND(C4,0)>=80,"4",IF(ROUND(C4,0)>=70,"3",IF(ROUND(C4,0)>=60,"2",IF(ROUND(C4,0)>=50,"1","0"))))

บทความนี้ผมจะมาแนะนำอีกฟังก์ชันนึงใน Excel ที่สามารถใช้ในการตัดเกรดได้เหมือนกันนั้นคือ VLOOKUP การใช้ VLOOKUP นั้นจะทำให้สูตรในการตัดเกรดสั้นลง เข้าใจง่าย และเมื่อกลับมาแก้ไขในภายหลังก็ทำได้ง่ายด้วย และที่สำคัญคือหากมีการเปลี่ยนแปลงระดับการตัดเกรดแทบไม่ต้องไปแก้ไขสูตรเลย

เริ่มตัดเกรดด้วย VLOOKUP ใน Excel กันเลยครับ

ก่อนอื่นเรามาดูเงื่อนไขในการตัดเกรดก่อนครับว่าช่วงคะแนนเท่าไหร่ได้เกรดไหน ตัวอย่างนี้จะใช้เป็นเกรด A+ A B+ B ไปเรื่อยๆ จนถึง F นะครับดังภาพ โดยเรียงลำดับคะแนนจากน้อยไปหามาก

จากนั้นสร้างตารางคะแนนของแต่ละคนดังภาพครับ แล้วมาเริ่มใส่สูตรกันเลยครับ

รูปแบบของฟังก์ชัน VLOOKUP จะเป็นดังนี้

VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

lookup_value คือ ค่าที่จะนำไปค้นหาในบทความนี้คือ คอลัมน์ C หรือ คะแนน

table_array คือ ตารางที่จะใช้ค้นหาในบทความนี้คือ คอลัมน์ F:G

col_index_num คือ ค่าที่จะส่งค่ากลับหรือค่าที่จะแสดงเมื่อค้นพบข้อมูล ในบทความนี้คือ คอลัมน์ G หรือ เกรด

[range_lookup] คือ ใส่ TRUE ถ้าไม่เจอค่าที่ค้นหาให้แสดงค่าที่ใกล้เคียง แต่ถ้าใส่ FALSE จะต้องเป็นค่าที่ตรงกันเท่านั้น

ถ้ายังไม่เข้าใจลองมาดูตัวอย่างกัน ที่เซลล์ D2 ให้พิมพ์สูตรดังนี้

=VLOOKUP(C2,F:G,2,TRUE)

อธิบายสูตรตามนี้ นำค่า C2 ไปค้นหาที่คอลัมน์ F และนำค่าจากคอลัมน์ G มาแสดง โดยค่าจะนำมาแสดงกำหนดโดยเลข 2 และ TRUE ถ้าไม่เจอให้เอาค่าใกล้เคียงมา โดยทริคมันอยู่ตรง TRUE นี่ละครับ ดูตามภาพ C2 คือคะแนน 86 VLOOKUP ก็จะค้นหาไปเรื่อย ๆ

ตั้งแต่ 0 ตรงหรือไม่ ถ้าไม่ตรง 0 มากกว่า 86 หรือไม่ คำตอบคือไม่ จากนั้นค้นหาต่อไปที่ด้านล่าง

ต่อมา 50 ตรงหรือไม่ ถ้าไม่ตรง 50 มากกว่า 86 หรือไม่ คำตอบคือไม่ จากนั้นค้นหาต่อไปที่ด้านล่าง

ไล่มาจนถึง 90 ผลคือไม่ตรง 90 มากกว่า 86 หรือไม่ คำตอบคือมากกว่า VLOOKUP ย้อนกลับไปที่ค่าก่อนหน้าคือ 80 แล้วนำค่า A มาแสดงครับ

จากนั้นทำการลากสูตรลงด้านล่าง ก็จะได้ผลดังภาพครับ

ถ้าลองเทียบดูระหว่างการใช้ฟังก์ชัน IF กับ VLOOKUP แล้วจะพบว่าการใช้ VLOOKUP นั้นสูตรจะสั้นกว่ามากถึงแม้จะมีระดับการตัดเกรดหลายระดับกว่าก็ตาม และถ้าจะเพิ่มระดับเข้าไปอีกก็เพียงแค่แทรกเข้าไปที่คอลัมน์ F:G เท่านั้นครับไม่ต้องทำการแก้ไขใด ๆ ที่สูตรเลย

ถ้าเห็นว่าบทความนี้มีประโยชน์รบกวนกด Like กด Share เพื่อเป็นกำลังใจให้ผู้เขียนด้วยนะครับ และถ้าต้องการติดตามอ่านบทความของเราอย่างต่อเนื่องก็สามารถติดตามได้ที่เพจครับ Facebook.com/sara2udotcom