ถ้าจะถามถึงประโยชน์ของโปรแกรม Excel ความสามารถของ Excel หรือ Excel ทำอะไรได้บ้าง แล้วละก็ต้องขอบอกเลยครับ ว่ามีประโยชน์มากมาย ทั้งทางด้านการเก็บข้อมูล คำนวณข้อมูลต่าง ๆ ทำกราฟ หรือ Chart เพื่อนำเสนอก็ได้ หรือ จะสรุปข้อมูลที่เก็บไว้ออกมาด้วย PivotTable

ทำความรู้จัก Excel กันก่อน

Microsoft Excel คือชื่อเต็ม ๆ แต่เรามักจะเรียกกันสั้น ๆ ว่า Excel ซึ่งเป็นโปรแกรมประเภทตารางการคำนวณ หรือ Spread Sheet ที่เป็นหนึ่งในโปรแกรมที่อยู่ในชุด Microsoft Office ที่พัฒนาขึ้นโดยบริษัท Microsoft ซึ่งในปัจจุบันเป็นเวอร์ชั่น 2016 แล้ว ส่วนประกอบของหน้าต่าง Excel สามารถอ่านได้ที่บทความนี้ครับ ส่วนประกอบของหน้าต่าง Microsoft Excel

ประโยชน์ด้านการเก็บข้อมูลและจัดรูปแบบของโปรแกรม Excel

มีประโยชน์และความสามารถด้านการเก็บข้อมูลในรูปแบบตาราง สามารถจัดรูปแบบตารางให้สวยงามได้ สามารถกำหนดเงื่อนไขให้แสดงรูปแบบหรือ ไฮไลท์ เมื่อเจอข้อมูลที่กำหนดได้ด้วย Condition Formatting สามารถกรอง หรือ Filter ข้อมูลได้ ซึ่งถ้าสนใจสามารถอ่านได้ที่บทความเหล่านี้ครับ

Excel การใส่เส้นขอบ เส้นประ, Excel จัดรูปแบบตัวอักษร, การตรึงแนว excel แถวเดียว หลายแถว หรือ Freeze Panes, Excel จัดแนวข้อความใน Cell, Excel แทรกเซลล์ แทรกแถว แทรกคอลัมน์, Excel การใช้คำสั่ง Clear, Excel ลบเซลล์ ลบแถว ลบคอลัมน์

นอกจากจัดเก็บข้อมูลแล้ว Excel ยังสามารถทำฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูลได้อย่างสุดยอดอีกด้วย หรือ จะเป็นเอกสารที่เป็นเอกสารแบบฟอร์มและตารางเป็นส่วนใหญ่ ซึ่ง Excel สามารถทำได้ดีกว่า Word

ประโยชน์ด้านการคำนวณและความสามารถของการใช้ฟังก์ชันของ Excel

สามารถคำนวณข้อมูลจากตารางได้ด้วยคำสั่ง บวก ลบ คูณ หาร ทั่วๆไป หรือ จะใช้ฟังก์ชั่นต่าง ๆ โปรแกรม Excel ก็มีให้ใช้ได้เช่นกัน ซึ่งมีทั้งฟังก์ชั่นพื้นฐาน จนถึงขั้นสูงอย่างพวก Financial หรือ Math&Trig และอื่น ๆ อีกมากมายดังภาพด้านล่าง บทความเรื่อง การใส่สูตรใน Excel เบื้องต้น

สร้างกราฟ หรือ Chart เพื่อนำเสนอจากข้อมูลได้

อีกความสามารถที่ถือว่ามีประโยชน์อย่างมากของโปรแกรม Excel นั้นก็คือสามารถนำข้อมูลที่เราได้เก็บไว้แล้วมาสร้างเป็นกราฟ เพื่อเป็นงานนำเสนอได้ในทันที เมื่อมีการแก้ไขข้อมูลในตารางกราฟเราก็จะแสดงข้อมูลนั้นทีแบบเรียลไทม์ ซึ่ง Excel สามารถสร้างกราฟในรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นกราฟแท่ง วงกลม สามมิติ กราฟเส้น หรือ จะใช้คำสั่ง Recommended Charts เพื่อให้ Excel เลือกกราฟที่เหมาะสมกับข้อมูลของเราให้เอง การสร้างกราฟ Excel เบื้องต้น

นอกจากนั้นยังสามารถสร้างกราฟแบบ 2 แกนเพื่อเปรียบเทียบข้อมูลได้อีกด้วย สามารถอ่านได้ที่บทความนี้ Excel สร้างกราฟ 2 แกนเปรียบเทียบใน Excel 2007,2010,2013 และ 2016

สรุปข้อมูลด้วย PivotTable และ PivotChart

PivotTable อีกหนึ่งเครื่องมือที่มีประโยชน์มาก ๆ สำหรับคนที่ทำงานกับข้อมูลเยอะ เมื่อเวลาที่เจ้านายต้องการดูรายงานคงไม่มีเวลามาดูข้อมูลรายละเอียดทั้งหมดแน่นอน ดังนั้น PivotTable จึงเป็นเครื่องมือสรุปข้อมูลทั้งหมดให้เราได้อย่างรวดเร็ว และยังสามารถนำข้อมูลที่ได้จาก PivotTable ทำเป็นงานนำเสนอด้วย PivotChart ได้อีกด้วย

ซึ่งก็เห็นแล้วว่าโปรแกรม Excel นั้นมีประโยชน์และความสามารถมากแค่ไหน ซึ่งจะทำให้เราสามารถทำงานได้ง่ายขึ้นและรวดเร็วขึ้น ถ้าเพื่อน ๆ คนไหนสนใจก็สามารถอ่านบทความต่าง ๆ เกี่ยวกับโปรแกรม Excel ได้จากเว็บไซด์ www.sara2u.com ของเราได้เลยครับ