หลายๆ ครั้งคุณมีปัญหากับขนาดของไฟล์เอกสารที่มันใหญ่โตเกินกว่าที่มันจะเป็น ทั้งๆ ที่บางครั้งในไฟล์แทบจะไม่มีอะไรเลย เพราะเมื่อบางครั้งไฟล์ใหญ่มากๆ ก็ส่งผลให้การทำงานช้าลงบ้าง ค้างบ้าง วันนี้เรามีวิธีการจัดการกับไฟล์ขนาดใหญ่มาแนะนำกัน

1. ถ้าไฟล์เอกสารของคุณเป็นไฟล์เวอร์ชันเก่าที่มีนามสกุลไฟล์เป็น .xls, .doc ให้ save as ใหม่เป็นไฟล์ .xlsx .docx มันจะช่วยลดขนาดไฟล์เอกสารของคุณได้ระดับนึง

2. Compress Pictures บีบอัดลดความละเอียดของภาพ สามารถช่วยลดขนาดของไฟล์ได้ จำไว้ว่าการปรับขนาดของภาพให้เล็กลงไม่ได้ช่วยให้ขนาดไฟล์เล็กลง แต่การ Compress ต่างหากเป็นวิธีที่ถูกต้องในการลดขนาดภาพในไฟล์ สามารถทำได้โดย คลิกที่ภาพที่ต้องการ เลือก Picture Tools => Format => Compress Pictures

เลือก Resolution ที่ต้องการยิ่ง ppi น้อยไฟล์จะยิ่งเล็กลง แต่ต้องแลกมาด้วยความละเอียดและคมชัดของภาพ ส่วน

Compression option
เลือก Apply only to this picture เมื่อต้องการให้การ Compress มีผลแค่ภาพนี้เท่านั้น แต่ถ้าต้องการให้มีผลกับทุกๆ ภาพในไฟล์ก็ไม่ต้องเลือก
เลือก Delete cropped areas of pictures เมื่อต้องการลบส่วนขอบของภาพที่เรา crop ทิ้งไป ก็สามารถทำให้ขนาดไฟล์เอกสารของเราลดลงได้ แต่ต้องระวังเพราะเราจะไม่สามารถกลับไปใช้งานขนาดเดิมของภาพได้อีกแล้ว

3. ลบสูตรและการจัดฟอร์แมตในไฟล์ เส้นขอบ ไฮไลท์สี  ที่ไม่จำเป็น ไม่ได้ใช้ออกไป (ข้อนี้ใช้ได้กับ Excel เท่านั้น)
4. ลบรูปภาพ, Shapes ต่างๆ, Text box ที่ไม่ได้ใช้ทิ้งไป โดยการคลิกที่ shape นั้น แล้วลบทิ้ง หรือถ้ามีเยอะมากๆ ให้กดปุ่ม F5 => กดปุ่ม special… => ติ๊ก object => OK  เพื่อเลือก Shape ทั้งหมด แล้วลบทิ้ง

5. Zip ไฟล์ ถ้าทำทุกข้อแล้วขนาดไฟล์ยังใหญ่ ไม่ลดลงจนเป็นที่พอใจ ให้ลองใช้โปรแกรม Zip ไฟล์ดูครับ

ก็หวังทริคเหล่านี้จะช่วยลดขนาดไฟล์เอกสาร Excel, Word, PowerPoint ที่ใหญ่เทอะทะของเพื่อนๆ ได้บ้างนะครับ ซึ่งที่กล่าวมาทั้งหมด 5 ข้อนั้นเป็นประสบการณ์ตรงที่ได้เจอมากับตัวเอง ถ้าผิดพลาดประการไดก็ต้องขออภัยด้วยครับ เพราะเคสของแต่ละคนอาจจะไม่เหมือนผมครับ แล้วเจอกันคราวหน้าครับ