เมื่ออยู่ดีๆ ไฟล์ excel จู่ๆ ก็เกิดอาการช้าขึ้นมาซะอย่างงั้น หรือบางทีไม่ช้าอย่างเดียว พาลค้างไปเลยก็มี

วันนี้เรามีวิธีจัดการไฟล์ Excel เจ้าปัญหาให้อยู่หมัด

1. รูปภาพทำให้ Excel ทำงานช้าได้ เริ่มต้นด้วยการดูขนาดไฟล์ก่อนเป็นอันดับแรก เพราะถ้าขนาดไฟล์ที่ใหญ่ๆ มันนำมาซึ่งอาการทำงานช้า เปิดช้านาน และค้างของโปรแกรมไฟล์ Excel ได้ มีรูปภาพเยอะหรือเปล่า ถ้าภาพไหนไม่ได้ใช้ ไม่จำเป็นก็ลบทิ้งไปบ้าง Excel จะได้ไม่ช้า แต่ไม่สามารถลบได้ ก็ทำการ Compress Pictures บีบอัดลดความละเอียดของภาพ สามารถช่วยลดขนาดของไฟล์ได้ สามารถทำได้โดย คลิกที่ภาพ เลือกแท็บ Picture Tools => Format => Compress Pictures

ที่หน้าต่าง Compress Pictures เลือก Resolution ที่ต้องการยิ่ง ppi น้อยไฟล์จะยิ่งเล็กลง แต่ต้องแลกมาด้วยความละเอียดและคมชัดของภาพ ส่วน

Compression option

เลือก Apply only to this picture เมื่อต้องการให้การ Compress มีผลแค่ภาพนี้เท่านั้น แต่ถ้าต้องการให้มีผลกับทุกๆ ภาพในไฟล์ก็ไม่ต้องเลือก

เลือก Delete cropped areas of pictures เมื่อต้องการลบส่วนขอบของภาพที่เรา crop ทิ้งไป ก็สามารถทำให้ขนาดไฟล์เอกสารของเราลดลงได้ แต่ต้องระวังเพราะเราจะไม่สามารถกลับไปใช้งานขนาดเดิมของภาพได้อีกแล้ว

2. Object มีผลอย่างมากที่ทำให้ Excel ช้าได้เหมือนกัน ตรวจสอบว่ามี Object อย่างเช่น Shapes ต่างๆ, Text box หรือไม่ Object เหล่านี้มีผลกับการทำงานเร็วหรือช้าของ Excel อย่างมาก ถ้ามีมากเกินไปก็สามารถทำให้ไฟล์ของเราช้าได้ ถ้ามีที่ไม่ได้ใช้ก็ลบทิ้งไป โดยการคลิกที่ shape นั้น แล้วลบทิ้ง หรือถ้ามีเยอะมากๆ หรือบางทีอาจจะซ่อนอยู่ในระหว่างคอลัมน์ที่เราซ่อนไว้ ให้กดปุ่ม F5 => กดปุ่ม special… => ติ๊ก object => OK เพื่อเลือก Shape ทั้งหมดที่มีอยู่ในชีทนั้น เพื่อเช็คดูว่ามีเยอะขนาดไหน ถ้าไม่ได้ใช้งานก็ลบทิ้ง

3. สูตรต่างๆ ก็มีผลทำให้ Excel ช้าได้เหมือนกัน ตรวจสอบความถูกต้องของสูตรต่างๆ สูตรไหนไม่จำเป็น ไม่ได้ใช้งาน ก็ลบทิ้งบ้าง หรือถอดสูตรด้วยการ Copy และ Paste Value เพื่อลดการคำนวณลง ถ้าสูตรไหนที่ไม่สามารถลบได้ก็ทำการแก้ไขหรือปรับสูตรให้ทำงานได้เร็วขึ้น แต่ถ้าปรับหรือแก้ไขแล้วสูตรก็ยังทำการคำนวณช้าอยู่ดี อันเนื่องมาจากความซับซ้อนของสูตร เงื่อนไขการคำนวณและปริมาณข้อมูลที่เยอะมากๆ ขอแนะนำให้ทำการปรับ Calculation Options จาก Automatic เป็น Manual เพื่อที่จะให้ Excel ทำการคำนวณเฉพาะตอนที่เราสั่ง Calculate Now/Calculate sheet หรือตอนบันทึกไฟล์เท่านั้น การตั้งค่าให้ไปที่แท็บ Formulas => Calculation Options => Manual

4. ปริมาณข้อมูลก็ทำให้ Excel ช้าได้เหมือนกัน ยิ่งถ้าไปเจอกับสูตรที่มีความซับซ้อน หลายเงื่อนไขละก็จะยิ่งช้าไปใหญ่ วิธีที่จะแนะนำก็คือลบที่ไม่จำเป็นทิ้ง หรือทำการแยกข้อมูลที่ไม่ค่อยได้ใช้ออกไปเก็บอีกไฟล์นึง
5. อายุของไฟล์ Excel ก็มีผลให้ช้าได้เหมือนกัน ยิ่งเป็นไฟล์ที่มีการเพิ่ม ลบ แก้ไข อะไรบ่อยๆ  นานวันเข้าก็จะทำให้ขนาดของไฟล์ใหญ่ขึ้น และเริ่มทำงานช้าลง วิธีแก้คือ เมื่อใช้ไฟล์ไปได้สักระยะที่เราเห็นว่าไฟล์เริ่มมีอาการช้า ก็ควรจะคัดลอกข้อมูลที่จำเป็นไปสร้างไฟล์ใหม่เพื่อเริ่มต้นกับไฟล์ใหม่ก็จะสามารถแก้ไขอาการช้าได้
6. Excel ช้าจากความผิดพลาดของตัวโปรแกรม Excel หรือบางทีมาจากการตัวอัพเดต Excel จากทางผู้ผลิตเองก็เคยเจอ อาการจะสังเกตได้ง่ายๆ คือเปิดไฟล์ไหนก็ช้าไปหมด แม้แต่สร้างชีทเปล่าขึ้นมาก็ยังช้า สามารถแก้ไขได้โดยการ Repair/Reinstall Excel ใหม่
7. นอกจากอาการ Excel ทำงานช้าจะมาจากโปรแกรม Excel และไฟล์ Excel โดยตรงแล้วบางทีก็มีสามารถมาจากตัวระบบคอมพิวเตอร์ของเราที่มีอาการทำงานช้าอยู่แล้วก็เป็นได้

ตรวจสอบและสแกนเครื่องคอมพิวเตอร์ของเราให้แน่ใจว่าไม่ได้ติดไวรัส เพราะถ้าติดไวรัสแล้วก็สามารถทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ของเราทำงานทุกอย่างช้าลงไปอีก

นอกจากไวรัสแล้วเราก็ควรเคลียร์ไฟล์ที่ไม่จำเป็นในเครื่อง ใน Recycle Bin โดยใช้โปรแกรม Disk Clean-up เพื่อจัดการไฟล์ขยะในเครื่อง จากนั้นก็จัดการจัดเรียงข้อมูลหรือ Defragment เพื่อให้การจัดเก็บไฟล์เป็นระเบียบและสามารถทำได้รวดเร็วเวลาเปิดไฟล์อีกด้วย

การทำ Disk Cleanup ให้เปิด My Computer => คลิกขวาที่ไดร์ฟที่ต้องการ เลือก Properties => แท็บ General คลิกปุ่ม Disk cleanup => แล้วรอให้สแกนไฟล์ในเครื่อง => เสร็จแล้วติ๊กถูกที่หน้าไฟล์ต้องการลบ แล้วกด OK

การทำ Defragment drive ให้เปิด My Computer => คลิกขวาที่ไดร์ฟที่ต้องการ เลือก Properties => แท็บ Tools คลิกปุ่ม Optimize => คลิกเลือกไดรฟ์ที่ต้องการ  => คลิกปุ่ม Optimize แล้วหรอจนกว่าจะครบ 100% จะนานแค่ไหนนั้นขึ้นอยู่กับขนาดของไดร์ฟและปริมาณข้อมูล

ก็จบลงแล้วสำหรับบทความแนะนำวิธีจัดการ Excel ช้า ก็หวังว่าบทความนี้จะสามารถช่วยให้ Excel ของทุกท่านสามารถทำงานได้เร็วขึ้นได้ ขอให้สนุกกับการใช้ Excel ครับ เจอกับบทความหน้าครับ