บทความนี้จะมาแนะนำการตั้งค่าเอกสารก่อนทำการพิมพ์ครับ เริ่มจากไปที่หน้า Print Preview ก่อนเลยครับ File => Print หน้าตาก็จะเป็นดังตัวอย่างภาพด้านล่าง แบ่งเป็น 2 ส่วน ด้านซ้ายจะเอาไว้ตั้งค่าต่าง ๆ ด้านขวาเป็นตัวอย่างเอกสารครับ

ปุ่ม Print ใช้สำหรับสั่งพิมพ์เอกสาร

Copies กำหนดจำนวนชุดเอกสารที่เราต้องการพิมพ์

Printer เลือกเครื่อง Printer ที่ใช้พิมพ์เอกสาร และมีปุ่ม Printer Properties ให้กำหนดค่าของเครื่อง Printer ด้านล่างด้วย

ถัดลงจะเป็นคอมโบบ๊อก ให้เลือกกำหนดหน้าเอกสารที่เราจะพิมพ์จะตัวเลือกทั้งหมด 3 ตัวเลือก

Print Active Sheets พิมพ์เอกสารจาก Sheet ที่เราเปิดค้างอยุ่นะขณะนั้น

Print Entire Workbook พิมพ์ทุก Sheet ในไฟล์เอกสารที่เราเปิดอยู่

Print Selection พิมพ์เฉพาะที่เราเลือกไฮไลท์ไว้

ถัดมาเป็น Pages กำหนดว่าจะพิมพ์หน้าไหนบ้าง เช่นจากหน้า 1-5

กรณีที่เอกสารเรามีหลายหน้าและต้องการพิมพ์หลายชุด ก็สามารถกำหนด Collated เพื่อให้เอกสารออกมาเป็นชุดโดยเรียงหน้า 1 2 3 แล้วก็เริ่ม 1 2 3 ออกมาเป็นชุดๆ อย่างนี้เรื่อยๆ เราก็เพียงแค่เย็บเอกสารเท่านั้น ส่วนตัวเลือก Uncollated เอกสารจะถูกพิมพ์ออกมาที่ละหน้าจนครบจำนวน Copies ที่เรากำหนด แล้วค่อยจะไปพิมพ์หน้าถัดไป

Portrait Orientation กำหนดเอกสารเป็นแนวตั้ง

Landscape Orientation กำหนดเอกสารเป็นแนวนอน

ถัดลงมาเป็นการกำหนดขนาดของกระดาษที่เราจะพิมพ์เอกสาร ว่าเราใช้กระดาษขนาดอะไรที่เครื่อง Printer ซึ่งโดยส่วนมากจะเป็น A4 หรือ Letter บ้างบางครั้ง

กำหนดระยะขอบกระดาษด้วย Margins ครับ จะมีให้เลือก 3 รูปแบบ Normal, Wide และ Narrow สามารถดูตัวอย่างว่าแต่ละรูปแบบเป็นอย่างไรจากภาพตัวอย่าง หรือถ้าไม่พอใจกับทั้ง 3 แบบ ก็สามารถกำหนดเองได้จาก Custom Margins…

กำหนด Scaling ของเอกสารเวลาพิมพ์

No Scaling พิมพ์ตามขนาดจริงไม่มีการย่อ หรือลดขนาด

Fit Sheet on One Page ย่อเอกสารทั้งหมดโดยย่อลงในกระดาษหน้าเดียว

Fit All Columns on One Page ย่อเอกสารพิมพ์ทุกคอลัมน์ให้พอดีความกว้างของหน้ากระดาษ ส่วนความสูงก็ไล่ลงไปหน้าถัดไปเรื่อยๆ ตามความยาวของเอกสาร

Fit All Rows on One Page ย่อเอกสารโดยพิมพ์ทุกแถวให้พอดีความสูงของหน้ากระดาษ ส่วนความกว้างก็ไล่ไปด้านข้าง ตามความ กว้างของเอกสาร